En los procesos de atención de oficinas y  mantenimiento de la organización en gestión documental de las ocupaciones de la figura de secretaria se convierte en un aporte indispensable, para los cuales debe conocer ampliamente sobre cada una de las funciones que se realizan como parte del trabajo, todo acto administrativo conlleva a una buena práctica en la gestión de agendas, de estas depende el éxito de una empresa, la forma en que se organiza el tiempo se priorizan citas y se maneja con cautela las actividades a realizarse por los altos ejecutivos, crea un ambiente controlado del tiempo y capital humano, dando pie a la administración de un departamento de forma eficiente.

Para poder realizar de manera eficaz cada una de las tareas que se plantean en los departamentos de una organización la figura de secretaria debe aplicar una metodología de forma que se visualicen los diversos conjunto de procedimientos racionales, para alcanzar los objetivos y metas planteadas en una misión y visión institucional, pero este proceso debe venir de la mano con un adecuado uso de tareas de clasificación, resguardo y recuperación de información en formato tanto físico como digital para optimizar el buen desempeño del puesto de trabajo.

En este caso un puesto de secretaria debe velar por mantener una relación armoniosa entre funciones y buen desempeño, manejo de técnicas de redacción, atención al cliente y manejo adecuado de la correspondencia tanto entregada como recibida. Donde se propicie las habilidades blandas como parte integral del puesto en cuestión.